Hogyan tudok intézmény nevében ügyet intézni?

A szolgáltatás használatának lehetőségei
Az E-önkormányzat portál ÜGYINTÉZÉS menüpontja alatt tudnak a Hivatali Kapuval rendelkező szervezetek elektronikusan űrlapot benyújtani, intézményük Hivatali kapujából a címzett önkormányzat Hivatali kapujába továbbítva az űrlapot.
A Hivatali Kapu (HKP) a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (Központi rendszer, KR) része. Lehetőséget biztosít a csatlakozott szervezetek számára, hogy hatósági ügyeiket papírhasználat nélkül, költséghatékonyabban folytassák le. A tartalmak átadása védett csatornán, bizonylatoltan történik, a kommunikáció későbbi vitathatóságát kizárva. A HKP-n keresztül azok a közfeladatot ellátó szervezetek, amelyek elektronikus ügyintézést biztosítanak (jelen esetben önkormányzatok) hitelesen tudnak elektronikus üzeneteket fogadni, mások (például oktatási intézmények, kamarák, bírósági végrehajtók) hitelesen tudnak üzeneteket küldeni. 
 
 
A szolgáltatás használatának feltételei
  • Rendelkeznie kell KAÜ-regisztrációval, hogy be tudjon lépni a portálra, valamint igénybe vehesse a beküldéssel kapcsolatos elektronikus szolgáltatásokat. 
  • Rendelkezni kell tárhellyel
    A Hiteles Elektronikus Postafiók szolgáltatás egységes felületet (https://tarhely.gov.hu) biztosít az Ügyfélkapuval, Hivatali kapuval és Cégkapuval rendelkező állampolgárok számára. A HKP-hozzáférési joggal rendelkező ügyintézők Hivatali kapujukat ezen a felületen érik el. Hivatali kapujukra érkeznek az űrlap beküldéssel kapcsolatos rendszerüzenetek, Ügyfélkapujukra pedig a beküldött dokumentumok másolata.
  • A Rendelkezési Nyilvántartásban (RNY) ne legyen tiltva az Internetes ügyintézése, vagyis az „Internetes ügyintézés tiltása” értéke „NEM” legyen.
  • A szervezetnek rendelkeznie kell Hivatali kapuval. Azon szervezetek használhatnak HKP-t, akik csatlakoztak a Központi rendszerhez, és Hivatali kaput igényeltek.
  • Az adott HKP kapcsolattartója vagy ügyintézője kell legyen. Az ügyintézőket a csatlakozáskor megadott kapcsolattartó tud regisztrálni a hivatal Hivatali kapujához.
  • A HKP technikailag gépi interfészen keresztül vagy Internet-böngészős felületen végzi a dokumentumok elküldését és fogadását. Az E-önkormányzat portálról mindkét (gépi és browseres) HKP-val is tud űrlapot beküldeni.
Amennyiben a megadott HKP nem létezik, illetve a beküldést végző felhasználó nem szerepel kapcsolattartóként vagy ügyintézőként a Hivatali kapu regisztrációs nyilvántartásában, úgy az űrlapot nem lehet beküldeni. Az űrlap megnyitható, kitölthető, de a beküldés nem hajtható végre, hibaüzenetet kap a felhasználó. Űrlapkitöltés előtt ezért érdemes ellenőriznie tárhelyén (https://tarhely.gov.hu), hogy az adott Hivatali kapu rövid neve megjelenik-e a neve alatt, baloldalon, az értesítési tárhelyeknél. Amennyiben nem, úgy Ön nincs ügykezelőként felvéve a hivatal Hivatali kapujához. Ez esetben keresse meg a HKP kapcsolattartóját, mert a hozzárendelést ő végezheti el.
 
 
A beküldés folyamata: 
  1. Lépjen be a portálra. Ehhez a nyitó oldalon kattintson az ÜGYINDÍTÁS BEJELENTKEZÉSSEL gombra, majd végezze el a KAÜ-azonosítást.
  2. Kattintson az ÜGYINDÍTÁS menüpontra.
  3. A megjelenő felületen az ELJÁRÁS MÓDJA választólistából válassza ki a „Hivatali Kapu tárhellyel rendelkező intézmény nevében” szerepkört. Ez az eljárásmód teszi lehetővé, hogy az űrlap a felhasználó által megadott Hivatali kapuból érkezzen majd be az önkormányzat Hivatali kapujába.
  4. Megjelenik egy új beviteli mező: HIVATALI KAPU RÖVID NÉV. Itt adhatja meg annak a HKP-nak a rövid nevét, amelyikről szeretné az üzenetet elküldeni. A mező kitöltése kötelező, maximális hossza 10 karakter.
  5. A portál formailag ellenőrzi a bevitt HKP rövid nevét. Érdemes ellenőrizni, hogy jól adta-e meg azt, ugyanis rendszer űrlapbeküldéskor ellenőrzi a rendszer, hogy a megadott hivatali kapu létezik-e, valamint a felhasználó szerepel-e a hivatali kapunál ügyintézőként.
  6. Keresse meg a használni kívánt űrlapot.
  7. Nyomja meg az ONLINE KITÖLTÉS gombot. Megnyílik az űrlap.
  8. Töltse ki az űrlapot.
  9. Nyomja meg a „Beküldés” gombot.
  10. Beküldéskor a rendszer ellenőrzi, hogy létezik-e a megadott HKP, illetve vizsgálja a felhasználó Hivatali kapu jogosultságát. 
  11. Megjelenik a Sikeres beküldést igazoló képernyő. Megtalálható rajta a dokumentum érkeztetési száma is. Ez az érkeztetési szám tárhelyén (tarhely.gov.hu), a Feladási igazolás Megjegyzés mezőjénél szerepel majd. 
  12. Az űrlap beküldés után eljut az űrlap a címzett önkormányzat Hivatali kapujára. 
     
Küldemény nyomon követése
Amennyiben szeretné nyomon követni a küldemény további útját, látogasson el a tárhelyére
  1. Jelentkezzen be KAÜ-azonosítással.
  2. Kattintson baloldalon, a felhasználói név alatt az „értesítési tárhely” feliratra. Válassza ki a megfelelő HKP-t. Kattintson rá.
  3. A megjelenő felület jobb oldalán, a SZŰRÉS feliratnál kattintson a „Kivéve rendszerüzenetek” opcióra. 
  4. Megjelennek a rendszerüzenetek is a listában.
  5. A HKP-n, az adott beküldéssel kapcsolatban a következő üzeneteket láthatjuk:
  • Feladási igazolás: A beküldéskor kapott érkeztetési számmal rendelkező üzenet, amelyet a dokumentum feladójának küld a Központi Rendszer (KR - a Feladási igazolás feladója: ÁBT). A Feladási igazolás az önkormányzat hivatali kapujára, HKP-jára való sikeres feltöltésről szól.
  • Letöltési igazolás: Ha a címzett önkormányzat megkísérli letölteni a dokumentumot, a kézbesítésről mind a feladó, mind pedig a címzett (Hivatali kapu esetében a HKP) Letöltési igazolást kap.
  • Meghiúsulási igazolás: Ha a címzett önkormányzat az értesítés küldésétől számított meghatározott idő (5 munkanap) elteltével sem kísérli meg a dokumentum letöltését, akkor a KR – tájékoztató jelleggel - Meghiúsulási igazolást küld mind a címzett, mind pedig a feladó (Hivatali kapu esetében a HKP) részére.
  1. Kattintsunk a feladási igazolásra. Főbb elemei: 
  • FELADÓ: BEDSZ (ÁBT)
  • CÍMZETT: a címzett HKP-jának neve és KRID-je
  • DOKUMENTUM TÍPUSA: FeladasiIgazolas
  • ÉRKEZTETÉSI SZÁM: a feladási igazolás érkeztetési száma
  • HIVATKOZOTT ÉRKEZTETÉSI SZÁM: a beküldött dokumentum érkeztetési száma
  • MEGJEGYZÉS: üzenet típusa (Feladási igazolás), feladó önkormányzat HKP-jának KRID-je, beküldéskor az Űrlapkitöltő felületen kapott érkeztetési szám, címzett önkormányzat HKP-jának rövid neve, beküldés dátuma) 
  1. Látogasson el az Ügyfélkapujába. Ehhez kattintson baloldalon, a felhasználói név alatt az „értesítési tárhely” feliratra. 
  2. Válassza ki az „értesítési tárhely” linket. 
  3. A megjelenő felület jobb oldalán, a SZŰRÉS feliratnál kattintson a „Kivéve rendszerüzenetek” opcióra. 
  4. Megjelennek a rendszerüzenetek is a listában.
  5. Az Ügyfélkapujára érkezett meg a beküldött űrlap és az ahhoz csatolt csatolmány(ok) hiteles elektronikus másolata a beküldött elektronikus csomagból. Az üzenet főbb elemei:
  • FELADÓ: Magyar Államkincstár
  • CÍMZETT: az űrlap feladója
  • DOKUMENTUM TÍPUSA: ASP
  • DOKUMENTUM LEÍRÁSA: üzenet típusa (Másolat), űrlap kódja, címzett önkormányzat neve
  • BEÉRKEZÉS DÁTUMA
  • ÉRKEZTETÉSI SZÁM: a másolat érkeztetési száma
  • CSATOLMÁNY: ZIP-fájl, amely tartalmazza: 
    • a kitöltött és beküldött űrlapot
    • külön mappában az űrlaphoz csatolt csatolmányokat
  • MEGJEGYZÉS: űrlap neve, önkormányzat neve, adóazonosító
  • MEGJEGYZÉS: a beküldött űrlap neve, a címzett önkormányzat és a beküldő adóazonosító jele. 
A feladási igazolást és másolatot a Letöltés gombra kattintva mentheti le, vagy a Tárhelyen helyezheti Tartós tárba, mert a Tárhelyen a beérkező dokumentumok, igazolások és nyugták e nélkül csak 30 napig kerülnek megőrzésre. Ezt követően másolat már csak az érintett önkormányzattól igényelhető. (A Meghiúsulási igazolás típusú üzenetek 6 hónapig letölthetők.)
  1. Az önkormányzathoz beérkezett tétel státuszáról, érkeztetést és feldolgozást követően az E-önkormányzat portál ÜGYKÖVETÉS menüpontjában tájékozódhat.
     
További információ:

Vissza a Tájékoztató a portálról oldalára

Ugrás a lap tetejére